Außendienst

Materialverbrauch

Der technische Service setzt bei Reparaturen vor Ort oft Material aus seinem Fahrzeugbestand ein. Damit der Materialverbrauch korrekt geführt und dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann können Ersatzteile, Verschleißteile oder sonstige Materialien als Auftragsposition im mobilen Prozess hinzugefügt werden. Hierzu werden die gängigsten Materialverbräuche zunächst im System angelegt oder importiert. Verwendet Ihr Service-Techniker ein Ersatz- oder Verschleißteil, fügt er eine entsprechende Position im Auftrag hinzu und wählt den korrekten Artikel aus seiner Ersatzteil oder Materialverbrauchsliste. Sind die Ersatzteile mit Barcodes gekennzeichnet, kann die Position auch einfach durch Scannen hinzugefügt werden.

Elektronische Checkliste

Die Elektronische Checkliste unterstützt Ihren Außendienst in der Erfassung benötigter Daten mit einem PDA. Durch Formatvorgaben können bereits bei der Eingabe Fehleingaben reduziert werden. Unleserliche oder unvollständige Angaben gehören der Vergangenheit an. Ihre bisherige Checkliste wird durch die mobile Checkliste ersetzt. Hierzu werden die Inhalte bildschirmoptimiert aufbereitet und in den Prozess der mobilen Auftragsabwicklung integriert. Die eingegebenen Daten können in Kombination mit den Auftragsdaten und einem Unterschriftsnachweis als Prüfprotokoll verwendet werden. Das erstellte Dokument kann vor Ort ausgedruckt und sofort als PDF-Datei an den Kunden versandt werden.

Zeiterfassung

Erfolgt die Zeiterfassung im Außendienst bisher papiergeführt? Mit dem Funktionsmodul Zeiterfassung kann Ihr Außendienst alle Daten elektronisch erfassen. Die Daten liegen der Zentrale sofort vor. Zur Zeiterfassung gehören Angaben wie Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende, Anfahrt, Rückfahrt und Übernachtungen. Dies ist die Grundlage für die Abrechnung gegenüber dem Kunden, aber auch für die Zeiterfassung Ihres Mitarbeiters sowie dessen Spesenabrechnung.

Digitale Unterschrift

Der Unterschriftsnachweis dient als Bestätigung für durchgeführte Arbeiten bzw. die ordnungsgemäße Zustellung von Waren. Der Auftraggeber bzw. Empfänger unterschreibt auf einem Touchscreen-fähigen PDA in einem Unterschriftsfeld mit einem Kunststoff-Stift. Der Name wird in Klartext hinterlegt. Ein Zeitstempel kann hinterlegt werden. Die digitalisierte eigenhändige Unterschrift wird in den Auftragsdaten gespeichert. Die Rückmeldung an die Zentrale erfolgt an das übergeordnete System, wo der Unterschriftsnachweis als Bilddatei abgelegt wird. Das Funktionsmodul lässt sich in den Prozess der mobilen Auftragsabwicklung einfach integrieren. Für höchste Anforderungen an den Nachweis der eigenhändigen Unterschrift bieten wir Ihnen auch die biometrische Unterschrift als Funktionsmodul.

Textmodul

Mit diesem Tool gewinnen Sie Ihren Außendienst für Ihre mobile Lösung. Während der Bearbeitung eines Auftrages am Mobilteil benötigt der Außendient freie Textfelder zur Eingabe. Hier hinterlegt er weitere Informationen zur Auftragsdurchführung. Intelligente Textbausteine unterstützen den Außendienst-Mitarbeiter bei dieser Eingabe mit vorgefertigten Textformulierungen nach dem Baukasten-Prinzip. Oft verwendete Textpassagen sind einfach auswählbar. Platzhalter innerhalb der Formulierung sorgen für Flexibilität und Schnelligkeit bei der Eingabe. Die Eingabe wird zum Kinderspiel.

Nachrichtenmodul

Mit dem Nachrichtenmodul können Mitarbeiter aus der Zentrale einzelne Textnachrichten oder Sammelnachrichten an ihren Außendienst senden. Beim Nachrichtenempfänger erscheint die Nachricht direkt auf dem Mobilteil. Mit der Quittierung durch den Außendienst-Mitarbeiter erhält der Disponent eine Empfangsbestätigung. Das Nachrichtenmodul wird über das Webportal bedient. Bisherige Kosten für zum Beispiel den SMS-Versand entfallen.

Schadensdokumentation per Kamera

Die mobilen Endgeräte besitzen heute eine hochwertig eingebaute Kamera. Da liegt es nahe diese im Rahmen der Dokumentation von Mängeln und Schäden zu nutzen. Dies können Schäden an Paketen, Anlagen, Geräten oder sonstigen Objekten sein. Die Schadensdokumentation per PDA-Kamera bietet einen optimalen Fotonachweis. Die Fotos werden vor Ort erstellt und im Prozess der mobilen Auftragsabwicklung, wenn Sie es wünschen sofort, an das führende System zurückgemeldet. Optional steht Ihnen die Schadensdokumentation anschließend im Webportal oder dem Kunden-Webportal zur Verfügung. Kombiniert mit der GPS-Ortung und einem Zeitstempel können Sie die Schadensfotos mit weiteren Informationen anreichern. Im Gegensatz zur Schadensdokumentation bietet der reine Fotonachweis eine Bestandsaufnahme zum Beispiel bei Abnahme einer Maschine. Im Rahmen der Instandhaltung kann der jeweilige Zustand mit aussagefähigen Bildern erfasst werden.